I. Giới thiệu về phòng:

  Phòng Quản trị được thành lập từ năm 2005, khi đó căn cứ chức năng, nhiệm vụ được Nhà trường giao, phòng mang tên Phòng Quản trị - Đời sống

   Sau khi Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định thành lập trường Đại học Quảng Bình, tháng 11/2007 phòng được đổi lại tên: Phòng Quản trị.

  a. Chức năng

  Phòng Quản trị có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng về quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, công tác đảm bảo trật tự, an toàn xã hội, phòng chống bão lụt và cháy nổ trong Nhà trường, về công tác quản lý thiết bị phục vụ các hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và làm việc của Trường.

  b.  Nhiệm vụ:

  Tham mưu cho lãnh đạo thực hiện một số nhiệm vụ sau:

1. Soạn thảo các Quy định về quản lý tài sản ; Quy định về quản lý và sử dụng điện, nước, điện thoại, mạng Internet, mạng LAN; Quy định về quản lý hệ thống cây xanh, vườn hoa, cây cảnh, thảm cỏ, vệ sinh môi trường; Quy trình về phòng cháy và chữa cháy; nội quy sử dụng phòng học; quy trình mua sắm, bảo trì, điều động và thanh lý tài sản cố định;  Quy định về đăng ký sử dụng phòng học...và các  văn bản khác có liên quan đến nhiệm vụ được giao.

2. Trực tiếp thực hiện công tác quản lý, khai thác sử dụng cơ sở vật chất, phát triển, khai thác, sử dụng, bảo trì, bảo vệ, sửa chữa và tư vấn sửa chữa cơ sở vật chất. Lập kế hoạch sửa chữa nhà cửa, vật kiến trúc của Trường và của các đơn vị  trình Ban giám hiệu.

3. Quản lý sử dụng và có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về  điện, nước, điện thoại, m¹ng Internet trong Trường. Trình BGH những phương án thi công các công trình cải tạo và nâng cấp hệ thống điện, nước, điện thoại trong trường đảm bảo hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm.

4. Trực tiếp giao dịch với các cơ quan của Thành phố, Tỉnh như: Điện lực, Cấp thoát nước, Bưu chính - viễn thông, Công trình đô thị, Công an… để giải quyết các vấn đề chuyên môn có liên quan.  Theo dõi sử dụng và lập phiếu thu tiền điện - nước của các hộ gia đình cán bộ giảng viên, khu ký túc xá sinh viên và các loại hình dịch vụ nộp cho phòng Kế hoạch - Tài chính làm cơ sở pháp lý để thu tiền.

5. Quản lý trên sổ sách toàn bộ tài sản nhà trường ở tất cả các nguồn vốn (ngân sách, Quỹ phát triển đơn vị, viện trợ, quà biếu tặng ...); bao gồm : đất đai, nhà cửa - vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư - văn phòng phẩm ... Có trách nhiệm lưu trữ và gìn giữ các hồ sơ, bản thiết kế, bản vẽ hoàn công các công trình xây dựng mới và sửa chữa lớn. Lưu trữ và cập nhật thường xuyên các cataloge, giấy tờ có liên quan đến máy móc thiết bị thí nghiệm...

6. Tổ chức kiểm kê hằng năm và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách tăng giảm tài sản; thường xuyên trình BGH duyệt để thanh lý tài sản hư hỏng không còn sử dụng; Theo dõi việc cập nhật, ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại đơn vị; tin học hoá việc quản lý tài sản trong trường.

7. Phối hợp với các đơn vị trong Trường lập kế hoạch và thực hiện mua sắm máy móc thiết bị ở tất cả các nguồn vốn theo đúng quy định của Nhà nước.

8. Phối hợp với các Phòng chức năng trang cấp đồ bảo hộ lao động theo tiêu chuẩn; tư vấn mua sắm, lắp đặt, quản lý, sửa chữa, bảo trì các thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) và giám sát việc thực hiện quy định PCCC trong toàn Trường.

9. Phối hợp với các đơn vị lập thủ tục tiếp nhận hàng viện trợ.

10. Quản lý hệ thống cây xanh, vườn hoa, cây cảnh, thảm cỏ trong khuôn viên  Trường. 

11. Bảo đảm việc mở cửa phòng học theo đúng lịch học cña Thêi khãa biÓu đã được Lãnh đạo Nhà trường hoặc người được ủy quyền phê duyệt. Có biện pháp để tiết kiệm tối đa việc sử dụng điện, nước. Nhân viên phụ trách phòng học có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra các phòng học: tắt đèn, quạt, đóng cửa khi không có giờ học.

12.Quản lý và chỉ đạo bộ phận vệ sinh thực hiện tốt công tác vệ sinh môi trường trong toàn bôh khuôn viên Nhà trường. Thường xuyên làm vệ sinh trước giờ học và sau các giờ giải lao đối với các nhà vệ sinh. Giám sát việc lấy rác ở những nơi công cộng

13. Thường xuyên nhắc nhở sinh viên thực hiện đúng nội quy của Nhà trường. Nhắc nhở cán bộ giảng viên và sinh viên để xe đúng nơi qui định. Giữ gìn trật tự và ngăn chặn những người không phận sự vào nhà học để thực hiện những hoạt động vi phạm nội quy hoặc không được phép của Nhà trường.

14. Quản lý và chỉ đạo tổ bảo vệ làm tròn chức năng, nhiệm vụ bảo vệ an ninh, trật tự trong Nhà trường.

15. Quản lý, sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất, các phương tiện thiết bị được Nhà trường giao và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công.

c) Trưởng phòng (hoặc Phó trưởng phòng được giao ký thay trưởng phòng ) thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Phối hợp với phòng TC - HC- TH  đề xuất thành lập các hội đồng liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị.